.svg){kind=icon}
Wie nodig je uit voor de rol van fly on the wall? Je kunt daarvoor een professionele vergadertijger vragen die alle wetten van de vergaderjungle kent en met een geoefend oog kijkt naar de effecten van jullie interactie. Maar vaak helpt het al als ‘gewoon’ iemand met extra aandacht let op een paar heel concrete punten die jullie als vergaderteam net iets handiger willen doen.
Laat eens iemand meekijken; een special gast die niet meevergadert, maar wel scherp oplet
Wie, wat en hoe?
Nodig iemand uit van een andere afdeling die observeert 1) of jullie de goede onderwerpen bespreken, 2) hoe jullie dat doen en 3) met welk resultaat. Vraag bijvoorbeeld te letten op:
- de agenda: moet over (al) deze punten écht vergaderd worden of had dit ook in een e-mail gekund?
- de aanwezigen: zitten de juiste mensen bij elkaar?
- de voorzitter: wordt de vergadering goed geleid – streng op de agenda en uitnodigend naar de deelnemers?
- de sfeer: ervaart iedereen de ruimte en vrijheid om bij te dragen (of neemt de een er te veel van en de ander te weinig)?
- de actie: worden agendapunten concreet genoeg, komen er werkbare acties uit voort?
Zeg nou zelf: als dat lekker gaat, dan heb je toch al veel gewonnen?
Leer van elkaar
Wat ‘goed’ vergaderen is, hangt af van wat je met elkaar wilt bereiken – de ene vergadering is de andere niet. Zo is het tempo van een dagstart niet per se gewenst in een strategische brainstorm. Maar kan de gemiddelde board toch veel leren van de directheid van iemand die in een operationeel team de dagelijkse overdracht bespreekt (en andersom).
Zeker in grote organisaties bestaan verschillende vergaderstijlen naast elkaar. Maak er gebruik van en leer van elkaar. Welke vergaderstijl kent elementen die jullie verder kunnen brengen? Willen jullie beter worden in het kort en bondig overleggen over lopende zaken? Of juist leren hoe je met brede blik rijkelijk ideeën kunt uitwisselen over langetermijndoelen?
Nodig een observant uit die vertrouwd is met deze manier van vergaderen en stel je open voor diens feedback.
Je zult zien dat de observant interactiepatronen en gewoonten kan benoemen, waar jullie heel concreet aan kunnen werken
Scherpstellen
Hoe scherper jullie hulpvraag, hoe beter de observant kan focussen op zaken die voor jullie overleg relevant zijn. Nog beter: vraag -als voorzitter- vooraf aan alle deelnemers wat zij belangrijk vinden om in dit overleg te kunnen brengen en halen én hoe zij vinden dat dit nu gaat. Niet alleen levert dit waardevolle input op, het vergroot ook hun steun voor het idee om iemand te laten aanschuiven.
Dat bevragen van deelnemers kun je mondeling doen, maar je kunt bij Rechtdoorzee ook een handige checklist opvragen die de deelnemers zelf in een paar minuten kunnen invullen.
Patronen doorbreken
Tip: vraag de observant om een of twee keer terug te komen. Je zult zien dat die dan interactiepatronen en gewoonten kan benoemen waar jullie heel concreet aan kunnen gaan werken. Ook kunnen jullie de observant dan om feedback vragen over het oefenen met verbeterpunten.
Zijn de patronen in jouw team hardnekkig of heerst er een pittige dynamiek? Schakel dan een onafhankelijke vergaderexpert in met verstand van groepsdynamica en effectieve interactie die waarnemingen kan koppelen aan technieken om jullie vergadering fundamenteel te verbeteren.
Gratis spreekuur
Er is nog veel meer te vertellen over hoe je effectiever, doelgerichter en prettiger kunt vergaderen. Wil je een keer bellen om te sparren over jouw vergadervraag? Tot eind juni houd ik mijn agenda vrij op woensdagochtend van 9 tot 10 uur. Je kunt me bellen op 06-22459389.
Komt een ander moment je beter uit? Laat maar weten. Vind je het prettiger om je vraag of ervaringen te mailen? Mijn contactgegevens vind je op rechtdoorzee.nu.
Leuk je binnenkort te spreken!
– Mascha Weijers & team Rechtdoorzee
Meer weten?
Rechtdoorzee helpt organisaties op weg naar een beter gespreksklimaat. Wil je nog meer tips voor goede gesprekken op de werkvloer? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief. Dan krijg je 4 keer per jaar een beknopt en praktisch inzicht in je mailbox.
