Een ereplek voor het jaargesprek

Ja, jaargesprekken kosten tijd. En nemen soms de vorm aan van een verhoor: stugge sfeer, ongemak bij medewerker en leidinggevende. Dit komt doordat veel mensen zich er niet goed genoeg op voorbereiden. Waardoor een interessant en motiverend gesprek uitblijft. En afspraken wel gemaakt, maar niet waargemaakt worden.

Herken je dit? Je bent niet de enige. Het jaargesprek ís ook een lastige – juist omdat het zo’n belangrijk gesprek is. Maar met gerichte aandacht kunnen medewerker én organisatie ervan groeien. Dus gaan er in jouw organisatie stemmen op om met de jaargesprekken te stoppen? Steek er een stokje voor!
‍

Afschaffen? Nee!

Een jaargesprek zou nauwelijks verrassend moeten zijn. Want leidinggevenden en medewerkers zouden eigenlijk voortdurend met elkaar moeten uitwisselen hoe het ging en hoe het gaat – spontaan, gepland, kort, lang, in teamverband en een-op-een. Maar ‘zouden’ en ‘eigenlijk’ zeggen het al: zo’n continue dialoog is er vaker niet dan wel. Om dan ook nog het jaargesprek af te schaffen … Doe het niet!

Geef het jaargesprek juist een ereplek.
‍

Maak er tijd voor

Het jaargesprek is hét moment voor leidinggevenden en medewerkers om te bespreken hoe het de afgelopen tijd is gegaan, wat er nu speelt en wat er in het verschiet ligt. Om persoonlijke doelen, teamdoelen en organisatiedoelen in lijn te brengen. Om talenten, groeimogelijkheden en uitdagingen in kaart te brengen. En om even stil te staan bij de teamdynamiek. Met als inzet: betere prestaties, meer werkplezier en minder werkdruk. Maak er daarom tijd voor en bereid het goed voor. En zorg dat je medewerkers dat ook doen. Want het loont enorm om – voorbij de waan van de dag en in alle rust – dit goede gesprek een (paar) keer per jaar aan te gaan en ontwikkelafspraken te maken.
‍

5 tips

‍Hoe zorg je er als leidinggevende nou voor dat medewerkers energie steken in een jaargesprek en er ook geïnspireerd en gemotiveerd uitkomen? En dat ze de plannen en afspraken die jullie maken ook opvolgen? Deze vijf tips helpen je op weg:

1. Toon interesse in je medewerkers – het hele jaar door
2. Maak je – hoge – verwachtingen duidelijk
3. Buig je samen over vaardigheden en hulpmiddelen
4. Ontwikkel je eigen gespreksvaardigheden
5. Bied medewerkers tools en trainingen
‍

Kort samengevat:

Laat zien dat je het jaargesprek serieus neemt

‍
Hieronder lichten we de vijf tips per stuk toe.

1. Toon interesse - het hele jaar door

Voer het jaargesprek niet omdat het moet, maar omdat je het belangrijk vindt. Omdat je oprecht geïnteresseerd bent in hoe het met je medewerkers gaat en wat zij nodig hebben om vooruit te kunnen. Vrijwel dagelijks zijn er momenten en manieren om je belangstelling te onderstrepen voor wat zij denken, doen, kunnen, willen en nog missen. Denk aan een praatje in de wandelgangen, een gesprek tijdens de lunch, berichten op intranet en in nieuwsbrieven, het wvttk-rondje bij vergaderingen, toespraken bij speciale gelegenheden en zo nog veel meer. Maak hier goed gebruik van!

2. Wek hoge verwachtingen

Wil je dat medewerkers meer regie nemen over hun eigen ontwikkeling? Maak dan duidelijk waar het jaargesprek toe dient, hoe het er voortaan uitziet en welke inbreng en verantwoordelijkheid je van hen verwacht. Zeg bijvoorbeeld: ‘Jij bent tijdens het jaargesprek vooral aan het woord. Ik doe aanvullingen op wat jij vertelt en samen kijken we wat nodig is om verder te komen.’
Wek hoge verwachtingen. En reik je medewerkers de hand. Vraag ze een paar weken voor het jaargesprek (bijvoorbeeld tijdens een bila): ‘Ben je ons gesprek al aan het voorbereiden? Weet je al waarover je het zoal wil hebben? Kan ik je nog ergens bij helpen?’

3. Check samen je hulpmiddelen

Welke vaardigheden en instrumenten hebben jullie al in huis voor het voeren van een goed (jaar)gesprek en welke zijn nog nodig? Is het HR-aanbod goed afgestemd op deze behoeften of is er nog iets anders nodig? Als HR, leidinggevenden en medewerkers zich sámen buigen over hulpvragen en hulpmiddelen, dan kom je tot een ondersteunend pakket voor gespreksvoering, verslaglegging en ict-middelen waar je echt iets aan hebt.

4. Ontwikkel je eigen gespreksvaardigheden

Tot een goed afgestemd aanbod gekomen? Vergeet dan jezelf niet. Ontwikkel als leidinggevende díe vaardigheden die jij nog nodig hebt om een open gesprek te voeren. Zorg dat je weet hoe je het goede gesprek inleidt, structureert en afrondt. Train jezelf in het stellen van de juiste vragen. En leer hoe je medewerkers regie geeft en tegelijk kunt blijven (bij)sturen op resultaat.

5. Bied medewerkers tools en trainingen

Hoe beter medewerkers kunnen en durven aangeven wat zij nodig hebben, hoe makkelijker leidinggevenden en de organisatie daar effectief op kunnen reageren. Tools en trainingen over het doelgericht voorbereiden van gesprekken, jezelf uitspreken, gelijkwaardig communiceren en regie nemen (en houden) helpen medewerkers om meer assertiviteit en eigenaarschap te tonen.
‍

Vooruit!

Het jaargesprek de deur uit? No way. Het jaargesprek helpt jullie juist vooruit! Jou, je medewerkers en de organisatie. En hoe ‘vooruit’ eruitziet? Dat is nou precies wat je tijdens het jaargesprek met elkaar bespreekt. Wat betekent het voor jou? Wat betekent het voor ons? En hoe kunnen we daar komen? (Her)waardeer het jaargesprek als essentieel onderdeel van het doorlopende contact tussen leidinggevenden en medewerkers.
‍

Laten we erover praten

Wil je een keer bellen om te sparren over een ereplek voor het jaargesprek in jouw team(s) en organisatie? Je kunt me bellen op 06-22 45 93 89.

Vind je het prettiger om je vraag of ervaringen te mailen? Dan kan dit via mascha@rechtdoorzee.nu.

Leuk je binnenkort te spreken!

Mascha Weijers & team Rechtdoorzee