.svg){kind=icon}
Als innovatieve werkgever wil je weten wat medewerkers echt denken en vinden. En dus heb je inspraak hoog in het vaandel staan. Maar in de praktijk merk je dat zulke bijeenkomsten weinig opleveren. Frustrerend, voor alle betrokkenen.
Voor jou is het misschien vanzelfsprekend dat medewerkers vrijmoedig vertellen, wanneer je hen vraagt wat ze vinden van de nieuwe strategie. Of hen raadpleegt over een belangrijke organisatieverandering. Maar mensen delen niet zomaar hun gedachten en ideeën. Dat doen ze pas, wanneer ze de ruimte voelen zich te uiten en ze het gevoel hebben dat hun inbreng ook echt gewaardeerd wordt.
Organiseer je een inspraakbijeenkomst, dan wil je dus een veilige setting creëren. Hoe pak je dat aan?
Je kunt op drie momenten het verschil maken: in de voorbereiding, tijdens de vergadering én achteraf. Benut je ze alle drie? Dan versterken ze elkaar. Met onderstaande tips maak je van inspraak een gelijkwaardig gesprek.
De voorbereiding
1. Nodig mensen persoonlijk uit
Medewerkers stappen nooit ‘blanco’ een vergaderzaal binnen. Ze hebben verwachtingen – en misschien zelfs twijfels. Voelden ze zich eerder bij een inspraakbijeenkomst niet serieus genomen? Dan zul jij extra hard je best moeten doen om te laten zien dat het jou menens is.
De manier waarop je mensen uitnodigt, bepaalt óf zij zich uitgenodigd voelen – en met welke verwachtingen ze aanschuiven. Besteed daar dus aandacht aan. Ga eerst langs de afdelingen. Vertel waar je nieuwsgierig naar bent en zeg duidelijk hoe belangrijk je hun mening vindt. Daarna stuur je pas de ‘officiële’ uitnodiging.
Bijkomend voordeel: je maakt al een connectie met de deelnemers. Je uitnodiging komt daardoor minder ‘koud’ binnen. En op de dag van de bijeenkomst ben je geen onbekende meer voor ze. Heb je laten merken dat je benaderbaar bent, dan voelen ze zich meer op hun gemak en zijn ze sneller geneigd iets van zichzelf te laten zien.
Taal doet ertoe! Vermijd termen zoals roadshow. Dat suggereert dat jij op promotietour bent. Kies liever voor woorden als gesprek, samen brainstormen of inspraakbijeenkomst.
2. Schep duidelijke verwachtingen
Zorg dat deelnemers van tevoren precies weten wat de bedoeling is. Wil je weten wat er leeft, nieuwe inzichten en ideeën ophalen, samen scenario’s uitwerken of een gericht voorstel toetsen? Zeg duidelijk wat je van mensen verwacht.
Schets ook waar je nu staat in het proces. Wat ging er aan deze bijeenkomst vooraf, en welke stappen volgen nog? Voor jou gesneden koek – maar je gesprekspartners stappen net pas in. Benoem wat je met de opgehaalde input gaat doen (en wat niet!).
De locatie heeft ook invloed op het gesprek. Kies een ruimte waar medewerkers normaalgesproken ook aan het werk zijn: de bouwkeet, de lerarenkamer, de bedrijfskantine… Laat zien dat je de moeite neemt om naar hen toe te komen. Bovendien zijn mensen op hun vertrouwde werkplek vaak opener dan in de directiekamer, de aula van het hoofdkantoor of een onpersoonlijk vergaderzaaltje.
Tijdens de inspraakbijeenkomst
3. Wees uitnodigend in alles
Als initiatiefnemer is het jouw rol om anderen te laten vertellen. Open de sessie met een korte introductie – waarom zitten we hier, waar staan we in het proces en wat gaan we vandaag doen? – en geef het woord dan aan de groep.
Stel uitnodigende open vragen, waardoor mensen zich aangemoedigd voelen om iets te delen. En vraag door: waarom vind je dit? Hoe zou jij het (anders) willen zien? Wees oprecht nieuwsgierig en belangstellend.
Wil je een idee of voorstel toetsen, sta dan stil bij je eigen motieven. Hoe oké vind je een ‘nee’? Wees eerlijk en zelfkritisch. Gewoon je ideeën presenteren kan ook, maar dat is iets anders dan een inspraakbijeenkomst. Dialoog ontstaat pas wanneer partijen iets uitwisselen – én er ook echt iets van mogen vinden.
4. Kies interactieve werkvormen
Je wilt informatie ophalen. En dus kies je werkvormen die mensen helpen om te vertellen wat zij denken. Geen ellenlange PowerPoint-presentatie dus – voorkom dat jij gaat ‘zenden’.
Laat de aanwezigen bijvoorbeeld eerst gedachten uitwisselen in kleine groepjes. En vraag ze de meest kansrijke ideeën plenair toe te lichten. Zo benut je de kracht van de groep en gaat er niemand naar huis zonder iets gezegd te hebben.
Het is belangrijk dat je laat zien dat je de input waardeert en echt ontvangt. Luister met aandacht naar wat mensen te zeggen hebben, vraag door, en vat hun input samen om zeker te weten of je alles goed hebt begrepen. Zo geef je je gesprekspartners meteen de kans je te corrigeren of aanvullingen te doen.
Dit betekent trouwens niet dat je het overal mee eens hoeft te zijn, of dat elk voorstel moet worden uitgevoerd. Maar op deze manier weten medewerkers dat jij echt geluisterd hebt. Vertel ter afsluiting wat je met de input gaat doen, wat betrokkenen daarvan merken én wanneer je weer van je laat horen.
Na de sessie
5. Koppel snel terug
Na de bijeenkomst ga jij aan de slag met alle input. Voor je het weet, vliegen de weken voorbij – en intussen verwachten je gesprekspartners een terugkoppeling. Laat ze niet te lang wachten. Bedank de aanwezigen in elk geval binnen 2 weken voor hun deelname: persoonlijk als dat kan, of anders met een e-mail.
Zorgen voor een vlotte en respectvolle terugkoppeling klinkt als een open deur, maar in de praktijk zien we vaak dat dit te lang duurt of er zelfs helemaal bij inschiet.
Duurt het besluitvormingsproces langer dan verwacht, en kun je voorlopig geen uitsluitsel bieden? Vertel dát dan. Door je afwegingen of uitdagingen te delen, draag je bij aan een veilige gesprekscultuur, waarin ruimte is voor twijfel en verder onderzoeken. Kortom, blijf open en eerlijk communiceren, ook achteraf. Zo plant je een positief zaadje voor je volgende dialoog.
Meer weten?
Rechtdoorzee helpt organisaties op weg naar échte inspraak. Dat wil zeggen: naar gelijkwaardige gesprekken, waarin iedereen de ruimte voelt om een bijdrage te doen. Op die manier werk je samen aan een psychologisch veilig werkklimaat. Zodat mensen kunnen zeggen wat ze vinden. Meer over onze aanpak.
