.svg){kind=icon}
Hi Gytha, jouw boek stond lang in de top-10 van Managementboek.nl. Waarom is ‘elkaar aanspreken’ zo’n hot topic?
‘Het is herkenbaar – we worstelen er allemaal mee. Dat merkte ik al toen ik onderzoek deed voor mijn boek. Of ik het er nou over had met de kapper, de groenteboer of de directeur van een groot bedrijf, iedereen kende wel een voorbeeld: “O ja, mijn collega doet dít, daar moet ik eigenlijk eens iets van zeggen.”’
Waarom wilde je dit thema verder uitdiepen?
‘Ik werk al jaren als teamcoach en trainer voor organisaties. Wanneer ik zo’n traject afrondde, zaten mensen vaak vol ambities en mooie plannen. Maar kwam ik een halfjaar later terug, dan hoorde ik vaak: tja, we houden elkaar toch niet helemaal aan de afspraken.
Dat triggerde mij. Waarom is het zo lastig om elkaar op het werk aan te spreken over dingen die niet goed gaan? Ik besloot op onderzoek uit te gaan.’
En wat ontdekte je?
‘Dat anderen aanspreken moeilijk is, heeft te maken met onze oerinstincten. Als mensen willen we graag bij een groep horen: daardoor voelen we ons veilig. Bovendien werkt ons brein zo, dat we gedoe op de korte termijn graag vermijden – ook als dat op de lange termijn problemen oplevert. En we willen gezichtsverlies voorkomen. Zowel voor onszelf als voor de ander.
‘Wanneer je iemand aanspreekt, moet je onbewust kiezen tussen twee kwaden’
Dus stel, je zit in een vergadering en één collega is heel lang aan het woord. Je merkt dat anderen afhaken, dus je denkt: hier moet ik iets van zeggen. Maar daarmee loop je twee risico’s. Misschien zeggen anderen: stel je niet zo aan, het is hartstikke belangrijk wat diegene vertelt. Het kan óók zijn dat iedereen jou bijvalt: wat fijn dat je hier iets van zegt. Maar dan schaad je het gezicht van de spreker.
Kortom, wanneer je iemand aanspreekt – zeker in zo’n publieke setting – moet je onbewust kiezen tussen twee kwaden. Dat vraagt dat je je over je instinctieve gedrag heen zet. En dat is moeilijk.’
Hoe help je jezelf over de drempel?
‘Daar heb je moed voor nodig én discipline. Want je moet jezelf tegengas geven. Het begint met onderkennen dat er iets aan de hand is. Je voelt bijvoorbeeld ongemak in je buik, of je krijgt een brok in je keel.
Vervolgens check je de situatie: is die eenmalig, dan zou ik er geen heisa van maken. Maar zie je een patroon – is steeds dezelfde collega te lang aan het woord? Dwing jezelf dan het op tafel te leggen, ook al voelt dat even vervelend. Natuurlijk wil je de relatie niet beschadigen. Maar door je uit te spreken, voorkom je uiteindelijk veel ellende.’
Heb je een voorbeeld?
‘Je ziet het soms wanneer er een nieuwe collega in een team komt, die ander gedrag vertoont dan de rest. Bijvoorbeeld een bijdehante Randstedeling die gaat werken bij een bedrijf in de Achterhoek.
De andere teamleden deizen dan terug: hé, dit gedrag is anders dan we gewend zijn. Onder de oppervlakte beginnen zaken te etteren. Er ontstaan ongemakkelijke situaties: ijzige stiltes, cynische grapjes. Maar niemand zegt iets. Ook het ongemak bij de leidinggevende neemt toe – die ziet het team uit elkaar groeien.
De betreffende medewerker wordt onzeker. Die voelt dat er iets speelt, maar kan er de vinger niet op leggen. Totdat de boel ontploft.’
En dan is de relatie pas écht beschadigd…
'Precies. Daarom zeg ik: voor de draad ermee. Spreek je uit, zo snel mogelijk. En houd het klein. Reserveer alsjeblieft geen vergaderzaal en plan ook geen Teams-meeting van een uur. Iemand aanspreken kan in twee tot vijf minuten. En plan meteen een vervolggesprek. Je kunt beter twee gesprekken van vijf minuten voeren, dan één gesprek van een uur.’
'De ander heeft even tijd nodig om jouw boodschap te verwerken’
Waarin maakt zo’n vervolggesprek verschil?
‘Veel mensen schieten in de verdediging wanneer ze worden aangesproken. Ook dat is een instinctieve reactie – heel normaal dus. Het kan ook gebeuren dat de ander jou aanvalt, of je opmerking wegwuift.
Allemaal niet prettig. Maar dit zijn wél signalen dat je boodschap is aangekomen. Je hebt de ander geraakt, diegene heeft alleen tijd nodig om jouw bericht te verwerken. Daarom is zo’n tweede gesprek belangrijk. Je zult zien dat je dan 9 van de 10 keer een andere reactie krijgt.’
Ook al kom je er later op terug, zo’n moment kan best even spannend zijn. Hoe rond je het gesprek goed af?
‘Je kunt benoemen wat er gebeurt: “Ik zie dat het lastig is om dit te horen. Ik stel voor dat ik je volgende week nog even bel, om te zien hoe het geland is.” Sluit het gesprek dan af – het heeft geen zin om een uur lang samen in de spanning te blijven zitten. In dat tweede gesprek zul je zien dat er iets met jouw opmerking is gebeurd. Met een beetje geluk krijg je zelfs een ‘dankjewel’.’
Beluister het hele gesprek
Benieuwd welke lessen Gytha Heins nog meer met ons deelde? Luister deze aflevering van de podcast Gesprekshelden (30 min). Daarin hoor je bijvoorbeeld waarom de bekende feedbackregels in de praktijk vaak niet werken – en hoe je het slimmer aanpakt.
Wil je meer praktische tips en inzichten over goede gesprekken op de werkvloer? Meld je aan voor de nieuwsbrief van Rechtdoorzee.
