Effectieve besluiten neem je zo

7 waarschuwingssignalen

Al tijdens een overleg kun je signalen oppikken over de kans dat besluiten ook echt worden uitgevoerd. Zorg dus dat je in elk geval deze 7 waarschuwingen herkent, dan kun je direct bijsturen.

1. Geen markering

‍Een eerste waarschuwingssignaal: jullie hebben een agendapunt besproken en de voorzitter zegt iets als ‘Oké, dan gaan we hiermee verder.’ Volgende agendapunt. Het lijkt of de vergadering lekker vlot verloopt. Maar wat is er nou precies gebeurd? Hebben jullie richtingen verkend? Voorkeuren uitgesproken? Een advies geformuleerd, een doel gesteld, taken verdeeld? Is er een besluit genomen of een deadline afgesproken? Of: hebben jullie bij nader inzien alleen het agendapunt afgerond (waarvan niet veel meer overblijft dan een samenvatting of zinnetje in de notulen)?

Hoe dan wel?

Een goed besluit moet gemarkeerd worden: nadrukkelijk aangekondigd, helder geformuleerd en met kracht uitgesproken. Zo creëer je een duidelijke overgang van bespreken naar besluiten en ervaren de aanwezigen dat er iets te gebeuren staat.

Begin met het letterlijk benoemen van de besluitvorming zelf: ‘Laten we dit als besluit formuleren.’ En zet daarbij ook non-verbale communicatie in:

• Kijk betrokkenen aan
• Laat je stem wat zakken
• Laat een korte stilte vallen als je het besluit hebt uitgesproken

Zo maak je de deelnemers alert en geef je ze de kans om even bij zichzelf na te gaan of het besluit klopt. Is alles gezegd? Kunnen ze ermee werken? Is dit inderdaad wat we hierbij besluiten?

2. Niet scherp genoeg

‍Een tweede aanwijzing dat een besluit in de lucht blijft hangen: als iedereen elkaar als vanzelf lijkt te begrijpen en niemand kritische vragen stelt of tegengeluid laat horen. Veel besluiten blijven vaag omdat de strekking ervan niet goed uitgelegd wordt of omdat ze niet vertaald worden in concrete actie(s) – waarna iedereen er een eigen interpretatie op kan loslaten. Neem dus niet te snel aan dat jullie elkaar wel begrijpen, maar toets of het besluit écht duidelijk is.

Neem niet te snel aan dat jullie elkaar wel begrijpen

Hoe dan wel?

Een goed besluit laat zich in gewone taal herhalen door de mensen aan tafel. Lukt hun dat niet, dan is het besluit nog niet af. Je kunt dit toetsen door met elkaar een aantal vragen door te nemen die met het besluit samenhangen. Of door twee mensen te laten benoemen wat dit besluit morgen concreet van hen vraagt:

• Wat ga jij nu doen?
• Wat vertel je je team?
• Waar verwacht je gedoe?
• Wat moet er vanaf morgen anders zijn?
• En ook: welke keuze maken we hiermee dus níet?

Die laatste vraag is vaak ongemakkelijk, maar belangrijk voor de duidelijkheid en begrenzing. Wat stoppen we, wat stellen we uit, wat krijgt minder aandacht en waar zeggen we met dit besluit nee tegen?

3. Consequenties blijven buiten beeld

‍De vraag is niet alleen: kiezen we voor deze richting? Maar ook: wat vraagt deze keuze van onze tijd, aandacht, inrichting en onderlinge afspraken? Elk serieus besluit concurreert tenslotte met bestaand werk, eerdere keuzes en ingesleten routines. Als die spanning niet in het besluitvormende gesprek wordt gewogen, komt die later terecht bij mensen die niet de keuze hebben gemaakt, maar wel de consequenties moeten opvangen. Het niet bespreken hiervan is een derde waarschuwingssignaal.‍

Hoe dan wel?

Neem besluiten niet alsof capaciteit, aandacht en verandervermogen vanzelf beschikbaar zijn. Breng ter tafel wat het besluit betekent voor de mensen die ermee moeten werken (en pas eventueel taakverdeling, planning, budget, deadline en andere voorwaarden aan):

• Waar schuurt dit met lopende afspraken?
• Wat wordt hierdoor makkelijker?
• Wat wordt moeilijker?
• Wat is er nodig om dit uit te voeren?
• Wat moet wijken om dit mogelijk te maken?

4. Geen toetsing

‍Het ene overleg is het andere niet. Maar als de agendapunten elkaar in rap tempo opvolgen, het gesprek opvallend gemakkelijk verloopt en het stil blijft aan tafel, wees dan gewaarschuwd. Interpreteer het zwijgen niet te snel als instemming. Dat niemand reageert kan van alles betekenen: mensen overzien de impact nog niet, zijn moe, twijfelen of hun bezwaar welkom is of denken: ik zie straks wel hoe ik dit oplos. Kortom, passieve instemming zegt niets – niets positiefs tenminste.

Als verschillen in inzicht tijdens het overleg niet op tafel komen, verschijnen ze later alsnog: in onderlinge (of achterkamer-)gesprekken, in vertraging of in uitvoering die net anders loopt dan bedoeld.

Hoe dan wel?

Toets instemming actief. Vragen of iedereen akkoord is, levert vaak weinig op; het blijft te makkelijk om te zwijgen. Terwijl juist verschillende visies waardevolle informatie opleveren. Ze laten zien waar het besluit nog te algemeen, te kwetsbaar of te vrijblijvend is. Stel daarom vragen die mensen dwingen om het besluit alvast naar de praktijk te vertalen:

• Wat zie jij gebeuren als we dit zo besluiten?
• Waar wordt dit in jouw onderdeel lastig?
• Welke aanname doen we nu die nog niet is getoetst?
• Wie gaat hier straks iets van vinden?
• Waar kan dit besluit vastlopen?

5. Bezwaren blijven te beleefd

‍‘Ik snap je idee, al vraag ik me af of dit haalbaar is.’ Of: ‘Volgens mij moeten we nog wel even goed kijken naar de capaciteit.’ Deelnemers die bezwaar hebben tegen een besluit, verwoorden dat vaak té netjes. De kans is groot dat het daardoor niet gehoord of niet serieus genoeg wordt genomen.

Deelnemers doen er vaak het zwijgen toe als hun eerste poging om bezwaar te maken geen ruimte krijgt. Daarmee lijkt het opgelost, maar onthoud: een bezwaar dat niet wordt onderzocht, wordt zelden kleiner. Het wordt alleen minder zichtbaar.

Een bezwaar dat niet wordt onderzocht, wordt zelden kleiner‍

Hoe dan wel? ‍

Bezwaren zijn functioneel, onderzoek ze zorgvuldig. Doe je dat niet, dan keren ze later als boemerangs terug: als aanvullende vragen in je mailbox, opmerkingen op de gang, vertraging in de uitvoering of teams die zeggen dat het besluit nooit echt duidelijk was. Vraag dus naar bezwaren. En vraag erop door – ook op eerste voorzichtige bezwaren die snel vervliegen omdat het gesprek alweer verder gaat.

• Welk bezwaar heb je tegen dit besluit?
• Welke consequenties heeft dat volgens jou?
• Zie je een alternatief of oplossing?

Natuurlijk hoeft niet elk bezwaar een besluit te blokkeren, maar elk serieus bezwaar moet wel worden onderzocht en gewogen. Zeker als het te maken heeft met haalbaarheid, draagvlak of strijdigheid met andere prioriteiten.

6. Te veel ‘we’

‍Nóg een alarmsignaal dat een besluit geen vervolg krijgt: als er veel wordt gesproken over ‘we’. ‘We moeten dit oppakken.’ ‘We moeten dit goed communiceren.’ Het woord ‘we’ is nuttig om gezamenlijke verantwoordelijkheid uit te drukken. Maar het kan ook verhullen dat niemand eigenaar is. Let dus op het moment waarop iedereen het eens lijkt te zijn over wat ‘we’ moeten doen, maar niemand concreet zegt wat die zelf gaat doen. Dat is vaak het punt waarop eigenaarschap verdampt.

Hoe dan wel?‍

Een besluit wordt sterker als rollen hardop en in ieders bijzijn worden verdeeld. Als voor iedereen helder is wie waarvoor aan de lat staat. Het gaat er daarbij niet alleen om wie iets uitvoert, maar ook wie beslist, wie raadpleegt, wie informeert, wie opvolging bewaakt en wie ingrijpt als het vastloopt. Het formuleren van taken en verantwoordelijkheid vraagt om precisie. Vervang ‘we’ dus door namen, rollen en momenten.

Een besluit wordt sterker als voor iedereen helder is wie waarvoor aan de lat staat

7. De opvolging komt later wel

‍Een besluit zonder opvolging is afhankelijk van goede bedoelingen – en die verliezen het inde waan van de dag van andere prioriteiten, werkdruk en routines. Zonder duidelijke afspraken gaat iedereen verder, tot weken later blijkt dat er weinig is veranderd. En dan begint het duwen: extra reminders, nieuwe overleggen, aangescherpte actielijsten. Ofwel: reparatiewerk voor iets dat in het besluitvormende gesprek niet goed is afgerond.

Hoe dan wel?

‍Maak de opvolging onderdeel van het besluit. Spreek af wanneer en waaraan je ziet of het besluit werkt.

• Wanneer zien we dit terug?
• Waaraan merken we dat het gebeurt?
• Wie monitort het?
• Op welke signalen gaan we letten?
• Wat doen we als de uitvoering stokt?

In het kort: de kwaliteit van de uitvoering zit in het besluit

‍Een besluit is sterk als het zo wordt genomen dat mensen ermee kunnen werken. Dat vraagt precisie, tegenspraak, markering en eigenaarschap. Kijk daarom tijdens de besluitvorming al waar het besluit aanvulling, aanscherping of herziening vraagt. Loop daarvoor deze 7 vragen na:

1. Is het besluit expliciet gemarkeerd?
2. Is het besluit concreet genoeg om door anderen in gewone taal te worden herhaald?
3. Zijn consequenties voor tijd, aandacht, inrichting en afspraken besproken?
4. Zijn verschillen in inzicht actief getoetst?
5. Zijn bezwaren onderzocht en gewogen?
6. Zijn rollen, taken en verantwoordelijkheden uitgesproken?
7. Is opvolging georganiseerd?

In de antwoorden op deze 7 vragen wordt zichtbaar of een besluit klaar is voor de praktijk. Zo maak je het verschil tussen een besluit dat netjes wordt genotuleerd en een besluit dat werkelijk richting geeft aan dagelijks handelen.

Laten we erover praten

Wil je een keer sparren over effectieve besluitvorming?
Je kunt me bellen op 06 22 45 93 89.

Vind je het prettiger om je vraag of ervaringen te mailen?
Dat kan via mascha@rechtdoorzee.nu.

Leuk je binnenkort te spreken!

Mascha Weijers & team Rechtdoorzee

‍

‍

‍