Zonder bila's geen zicht op het werk

Goed ingerichte 1-op-1’s zijn een van de simpelste manieren om verwachtingen te verhelderen, prestaties te ondersteunen en een relatie op te bouwen waarin mensen eerder zeggen wat ze anders inslikken.
‍

Regelmaat maakt verschil

Onderzoek laat al jaren zien dat consistent contact tussen medewerker en leidinggevende samenhangt met een hogere betrokkenheid, hogere productiviteit en lager personeelsverloop. Vroege signalering van vragen en knelpunten verkleint de kans op verzuim, escalaties en kostbare correctietrajecten. Structurele bila’s zijn dus een investering in continuïteit en uitvoeringskracht!

Komt nog bij dat leidinggevenden aantoonbaar invloed hebben op eigenaarschap en psychosociale veiligheid door hoe zij luisteren naar en reageren op signalen van medewerkers. Niet door erover te praten in losse sessies, maar door het consequent te laten zien in hun reguliere gesprekken.
‍

Tijd maken, vragen stellen

Je bent je er misschien niet de hele tijd van bewust, maar jouw gedrag als leidinggevende bepaalt sterk hoe vrij medewerkers zich voelen om te kunnen zeggen wat voor hen belangrijk is. Zij laten zich – vaak onbewust – leiden door hoe uitnodigend jij bent. Dat uitnodigen kun je letterlijk nemen. Door het initiatief te nemen, tijd te maken en vragen te stellen die openheid aanmoedigen, neem je drempels weg. Zo pik je signalen op die jou anders nooit zouden bereiken.

Zet je jouw deur alleen maar op een kier en leg je het initiatief om in gesprek te gaan bij de medewerker, dan zaai je twijfels als: Is mijn punt belangrijk genoeg? Moet ik dit probleem misschien zelf oplossen? Heeft mijn leidinggevende wel tijd hiervoor? En dat is hartstikke jammer, want:

• hoe geslotener jouw houding, hoe groter de kans (lees: het risico) dat alleen de meest urgente of vastgelopen kwesties jou bereiken, waardoor je een vertekend beeld krijgt van wat er speelt.
• hoe langer knelpunten onder de radar blijven, hoe groter de negatieve impact op de samenwerking, prestaties en ieders tijd.

Dus nogmaals: hoe eerder je weet wat er schuurt of vastloopt, welke afspraak niet landt of waar iemand stilletjes aan het afhaken is, hoe eerder je kunt meedenken en bijsturen.
‍

Verhelderen, aanscherpen, rechtzetten

Als medewerkers zich uitgenodigd voelen om bij je binnen te lopen, leggen zij je zelden alleen problemen voor. Wat je dan ook te horen krijgt, zijn twijfels, halve gedachten, morele aarzelingen, irritatie die nog geen conflict is, schaamte over iets dat niet lekker loopt, kleine misverstanden en sluimerend gedoe dat nog geen dossier is. In dit vroege stadium is er nog ruimte om hier samen betekenis aan te geven. Om verwachtingen te verhelderen. Een afspraak aan te scherpen. Om iets opnieuw te bespreken in het teamoverleg. Om te normaliseren wat spannend voelt. Of om een verkeerde aanname recht te zetten voordat die zich vastzet.
‍

Vertaalslag van team naar individu

Besluiten die niet tot uitvoering komen zijn feitelijk zinloos. Plan je bila’s daarom structureel en zet ze in als schakel tussen de input en output van teamoverleggen. Zo vergroot je de kans dat medewerkers jullie afspraken nakomen en besluiten echt worden uitgevoerd. En het helpt jou en je medewerkers om slimmer, sneller en fijner (samen) te werken.

Bila’s zijn dé plek om te praten over:

• Wat betekenen deze teamafspraken voor jouw werk?
• Wat heb jij nodig om ze waar te maken?
• Waar wringt het in de praktijk?
• Welke agendapunten moeten we bespreken met het team?

Plan je bila’s structureel en zet ze in als schakel tussen de input en output van teamoverleggen

Zicht op wat er speelt

De vragen hierboven helpen je als leidinggevende om signalen op te halen over wat medewerkers, teams en jijzelf nodig hebben om het werk goed te kunnen doen. Je komt achter persoonlijke behoeften, maar ontdekt ook patronen en knelpunten in gedrag, sfeer en randvoorwaarden, zoals:

• prioriteiten die botsen
• onduidelijkheid over rollen en werkrelaties
• werkdruk en focus
• middelen, bevoegdheden en informatiestromen

Volledig zicht op deze belangrijke managementinformatie krijg je bijna niet als je hierover alleen in groepsverband praat. Terwijl je met een heldere blik hierop niet alleen vertraging en dubbel werk voorkomt, maar ook onnodige frictie tussen medewerkers, teams of afdelingen.
‍

Één strategie, verschillende uitwerkingen

De bila is een van de plekken waar je de strategie van de organisatie vertaalt naar afspraken, keuzes, (individueel) gedrag en taken. De strategie (en het beleid dat erbij hoort) geldt voor iedereen, maar in praktische zin betekent die voor iedereen net iets anders. Bespreek in de bila’s met je medewerkers daarom hoe strategie en beleid tot uiting komen in hun functie en vraag bijvoorbeeld:

• Wat vraagt dit beleid van jou?
• Waar zit de spanning met wat je vandaag of morgen moet leveren?
• Welke keuzes kun je zelf maken, welke neem je in samenspraak?
  ‍

Afspraken vragen om opvolging

Eén keer per jaar performancedoelen stellen en er dan elf maanden niet meer naar omkijken: het gebeurt regelmatig. Zonder tussentijdse opvolging staan jaargesprekken los van het dagelijkse werk. Zorg daarom dat je hier regelmatig 1-op-1 over praat om te checken:

• Wat is er sinds vorige keer gebeurd, gedaan, veranderd?
• Wat vraagt om aanscherping en bijstelling?
• Welke werk-/ontwikkel-/resultaatafspraken maken we voor de komende periode?
• Wat moet jij doen, wat moet ik doen?

Regelmaat verlaagt drempels en verhoogt voorspelbaarheid. Hoe vaak een bila nodig is en hoeveel tijd je ervoor moet nemen verschilt sterk per situatie. Als vuistregel hanteren wij dat je bij twijfel kiest voor:

• korter
• in een vast (voorspelbaar) ritme
• met een vaste (voorspelbare) structuur
• met zichtbare opvolging

Zonder tussentijdse opvolging staan jaargesprekken los van het dagelijkse werk – ga dus regelmatig 1-op-1 in gesprek

‍

6 punten voor op de agenda

Een vaste agenda helpt je tijdens het gesprek én in de voorbereiding. Wat daarop moet staan? In elk geval deze 6 punten:

1. Terugblik in één zin
Wat was de belangrijkste opbrengst of frictie sinds de vorige bila?

2. Werk en prioriteiten
Waar ligt je focus nu en waar knelt het?

3. Koppeling met het teamoverleg
Welke afspraak of welk besluit uit het teamoverleg raakt jou? Wat betekent dat concreet?

4. Strategiecheck
Welke van de organisatiedoelen raakt jouw werk deze weken? Waar schuurt het?

5. Behoeften
Wat heb je nodig aan middelen, besluitvorming, afstemming, rugdekking, feedback, ruimte, …?

6. Afspraken en opvolging
Wat spreken we nu af? Wie doet wat en wanneer checken we dit?

Maak de opvolging in punt 6 expliciet, anders gaan de opbrengsten van de bila verloren in de waan van de dag. Zichtbare opvolging vergroot bovendien jouw betrouwbaarheid als leidinggevende en versterkt eigenaarschap in de uitvoering.
‍

In het kort

Regelmatige 1-op-1-gesprekken helpen om verwachtingen te verhelderen, prestaties te ondersteunen en een werkrelatie op te bouwen waarin mensen eerder zeggen wat er speelt. Ze maken het makkelijker om afspraken na te komen, doelen te realiseren en tijdig bij te sturen wanneer iets vastloopt. Zie de bila daarom niet als verplicht nummer, maar als een vast moment om samen het werk op koers te houden.
‍

Laten we erover praten

Wil je een keer bellen om te sparren over de effectiviteit van jouw bila’s? Je kunt me bellen op 06 - 22 45 93 89.

Vind je het prettiger om je vraag of ervaringen te mailen? Dat kan via mascha@rechtdoorzee.nu.

Leuk je binnenkort te spreken!

Mascha Weijers & team Rechtdoorzee