Een MT is zo scherp als de voorzitter

Een voorzitter is niet zomaar een deelnemer met iets meer spreektijd, maar degene die bepaalt of het gesprek scherp genoeg gevoerd wordt om tot werkbare besluiten te komen. Want als de voorzitter geen precisie vraagt, doet niemand het. En dan kan ook een managementteam dat bestaat uit ervaren, slimme en verantwoordelijke mensen tot zwakke besluiten komen. Wanneer aannames, verschillen, twijfels, alternatieven en nieuwe perspectieven onuitgesproken blijven en de voorzitter daar niets aan doet, verschuiven onduidelijkheden en ongenoegen naar ná de vergadering. En begint het gesteggel in de uitvoering.
‍

Collegialiteit is niet genoeg

Goed voorzitten is balanceren tussen scherpte en collegialiteit. Je wil ruimte geven aan standpunten en ideeën, zorgvuldig omgaan met relaties en niet zwaarder ingrijpen dan nodig. Maar waar collegialiteit doorschiet in terughoudendheid, worden besluiten minder scherp.

Veel leiders zijn gewend om de nadruk te leggen op ruimte geven, verbinden en gelijkwaardigheid. In vergaderingen is dat niet genoeg. Daar vraagt leiderschap ook om ordening, begrenzing, precisie, om het benoemen en duiden van verschil, het verdragen van spanning en het markeren van besluiten.

Veel leiders zijn gewend om de nadruk te leggen op ruimte geven, verbinden en gelijkwaardigheid. In vergaderingen is dat niet genoeg

‍

Waar voorzitters scherpte verliezen

Voorzitterschap verzwakt zodra de voorzitter de sfeer te veel spaart, inhoudelijk gaat meedoen of de deelnemers te snel door het gesprek voert. Herken je deze 3 ‘zwakke plekken’?

• De harmonie bewaken Zodra het gesprek spannender wordt, neigen veel voorzitters ernaar om de relatie te sparen. Ze willen geen irritatie oproepen, niemand afkappen, niet te hard doorvragen en niet te zichtbaar macht uitoefenen. In plaats daarvan kiezen ze voor samenvatten, nuanceren, verbinden of parkeren. Daarmee dempen ze weliswaar het gevoelde ongemak, maar ook de helderheid van het overleg. Want als mensen zich niet kunnen uitspreken, blijven risico’s buiten beeld en verlaten deelnemers de vergadertafel zonder dat ze precies weten wat nog uitgewerkt moet worden.
• Inhoudelijk te veel meedoen. Veel leiders richten hun aandacht in vergaderingen primair op dossiers, standpunten, risico’s en uitkomsten. Logisch, want daar voelen ze urgentie en verantwoordelijkheid. Maar helaas gaat die focus ten koste van de ordening van het gesprek. Gespreksleiders hebben de taak om te structureren. Om zichtbaar te maken wat er aan de orde is, welke afweging voorligt en waarover verschillend wordt gedacht. Maar een voorzitter die overgaat op argumenteren en overtuigen, die te diep op de inhoud ingaat, verliest al snel de leiding over het gesprek – juist op de momenten waarop die het hardst nodig is.
• Tempo willen maken. Besluiten moeten door, de vergadering mag niet uitlopen. Daardoor kiezen voorzitters al gauw voor tempo boven precisie. Maar een gesprek is niet productief omdat het snel gaat. Het is productief als deelnemers zicht krijgen op wat er werkelijk gewogen moet worden, welke bezwaren er zijn en wat een besluit betekent voor eigenaarschap en vervolg. En dat kost nu eenmaal tijd. Voorzitters die te snel gaan, krijgen later vaak alsnog met vertraging te maken: door verkeerde interpretaties, onduidelijke verantwoordelijkheden en gedoe in de uitvoering, waardoor dezelfde punten (steeds) terugkeren op de agenda.

‍

Wat sterke voorzitters goed doen

Goed voorzitterschap vraagt niet om permanent strakke sturing of voortdurend ingrijpen. Maar als er onduidelijkheid is, de spanning oploopt of een besluit lastig wordt, moet de voorzitter hier wel zichtbaar verantwoordelijkheid in nemen.

Rechtdoorzee heeft bij heel wat organisaties vergaderingen geobserveerd. In onze Vergaderscans zien we telkens dat voorzitters het grootste verschil kunnen maken met deze 3 vaardigheden:

• Onderscheiden wat de deelnemers te doen staat. Niet elk punt op de agenda vraagt om dezelfde aandacht en actie. Soms moeten deelnemers een thema met elkaar verkennen. Soms moeten ze wegen. En soms knopen doorhakken. De voorzitter helpt de kwaliteit van het overleg enorm door dat onderscheid aan het begin van elk agendapunt duidelijk te maken. Doet-ie dat niet, dan loopt de rest van het gesprek bijna automatisch door elkaar omdat deelnemers niet precies weten wat van hen verwacht wordt. Een sterke voorzitter opent niet alleen elk onderwerp, maar ook de opdracht die daarbij hoort. Wat ligt hier voor? Wat staat ons te doen: verkennen we, wegen we of besluiten we? En wat moet aan het eind van dit punt helder zijn?
• Bespreekbaar maken waar verschillen zit. Zodra twee mensen iets anders bedoelen, moet dat zichtbaar worden. Niet gladstrijken, maar uitwerken: Gaat dit verschil over inhoud, uitvoerbaarheid, risico, tempo, eigenaarschap of prioriteit? Is hier sprake van verschil van inzicht of vooral van verschil in taal? Brengt de indiener hier een inhoudelijk bezwaar in of eigenlijk twijfel over draagvlak of haalbaarheid? Een sterke voorzitter laat niets in het midden en accepteert geen algemeenheden, maar onderbreekt tijdig, vraagt door en dwingt de deelnemers tot precisie.
• Onderstrepen wat met elkaar besloten is. Veel besluiten eindigen met een gevoel van overeenstemming, maar met te weinig houvast. Sterk voorzitten vraagt daarom ook om een besliste afsluiting. Wat is hier besloten? Wat juist niet? Wie is waarvan? Wat zijn de consequenties voor het vervolg? En op welke agenda komt dit punt terug?

‍

Sterk voorzitterschap in het kort

De kwaliteit van sterk voorzitterschap zit ‘m dus niet in hoe vlot iemand de deelnemers door de agenda loodst en niet in hoe aangenaam de sfeer blijft. Een goede voorzitter is én sociaal én stevig én strikt. Je herkent deze gespreksleider aan de bereidheid en vaardigheid:

• om te verhelderen waar het diffuus wordt
• te ordenen waar zich tekenen van onduidelijkheid aandienen
• te vertragen waar het te snel gaat
• door te vragen als iets (ogenschijnlijk) wordt toegedekt

‍

Aan de slag

Wie sterker wil voorzitten kan meteen aan de slag. Een leerzaam begin is goed te kijken wat er feitelijk in vergaderingen gebeurt. Behalve zelf observeren kun je ook onze Vergaderscan inzetten. Dan brengen wij voor je in beeld waar jullie overleg scherpte verliest, verschil onbenoemd blijft en besluiten nog te weinig houvast bieden. Je krijgt advies waarmee je – soms al met kleine aanpassingen – aan effectiviteit kunt winnen.

‍

Laten we erover praten

Wil je een keer sparren over sterk voorzitterschap? Je kunt me bellen op 06 22 45 93 89.

Vind je het prettiger om je vraag of ervaringen te mailen? Dat kan via mascha@rechtdoorzee.nu.

Leuk je binnenkort te spreken!

Mascha Weijers & team Rechtdoorzee