Vergader als een scherpschutter

We vergaderen wat af met z’n allen. Toch doen we dat, ondanks al onze overlegervaring, vaak niet soepel en kosten vergaderingen veel tijd en energie. Heb jij ook wel eens het gevoel dat je eerder tegen dan met je collega’s vergadert? Doe er wat aan! Iedere deelnemer aan een vergadering kan het tij keren, dus jij ook.

Wat er vaak misgaat, is dat het doel van agendapunten niet helder is of niet wordt bewaakt. Als jullie dit van tevoren niet duidelijk afspreken, zit iedereen met verschillende verwachtingen aan tafel. Logisch dat jullie dan een andere kant op praten.

Grofweg kun je drie vergaderdoelen onderscheiden (geformuleerd door Seth Godin, hier lees je er meer over):

  1. Informatie geven
  2. Inzichten uitwisselen
  3. Toestemming vragen

Duidelijk, toch? Nu is het zaak dat jullie scherp kiezen, je doel goed bewaken en stoppen als het klaar is.

Scherp kiezen

Een vergadering wordt met reden georganiseerd, de initiatiefnemer wil iets bereiken. Om dat ook daadwerkelijk gedaan te krijgen, is het cruciaal om per agendapunt één doel te formuleren. Echt: één doel, niet meer! Het is verleidelijk om (‘We zijn nou toch over dit onderwerp bezig’ meerdere doelen na te streven. Doe dit niet en kies. Jullie willen elkaar òf informeren, òf een onderwerp nader uitzoeken òf een knoop doorhakken. Doelen ‘stapelen’ is funest als je resultaat wilt boeken, je organiseert zo je eigen teleurstelling. Is er meer nodig en wil je na informeren ook inzichten uitwisselen? Dan agendeer je dat voor de volgende keer. Zo hou je het deze vergadering kort en knapperig.
 

keuzehulp vergaderdoel


Het figuur laat duidelijk zien aan de hand van welke vragen je kan ontdekken welk doel deze keer centraal moet staan.

En bewaken!

Een scherp gekozen doel voorkomt dat sommige deelnemers er besluiten doordrukken terwijl de rest nog bezig is zich een beeld te vormen. Dat lijkt op te schieten want er worden lekker snel onderwerpen afgetikt. In werkelijkheid creëer je zo een situatie waarin een deel van de groep zich laat meevoeren. Ze zijn nog niet zover en committeren zich niet echt. Na de vergadering zie je dit onherroepelijk terug: want ja zeggen onder (tijds-)druk leidt niet B doen. Grote kans dat de ‘afgesproken’ acties nooit van de grond komen.

Pusht je collega of je baas te snel naar vervolgstappen: grijp in en verander het gesprek. Wijs rustig op het afgesproken doel.

Stop als het klaar is

Stop als het klaar is. Niet later en niet eerder. Dat kan, als je éen helder doel hebt gekozen soms verrassend snel zijn. Zo snel dat het in het begin ongemakkelijk voelt om dan al te stoppen. Informatie gedeeld? Iedereen snapt het? Dan agendeer je ‘inzichten uitwisselen’ voor de volgende keer (En kan iedereen die dit wil er rustig over nadenken) en ga je door naar het volgende punt.

Stop niet eerder dan het klaar is. Merk je dat een vergaderpunt wordt afgesloten terwijl jullie resultaat nog niet is bereikt, zeg het dan! Iedereen zal blij zijn dat het onderwerp de volgende keer niet in dezelfde status op de agenda staat maar dat jullie een stap verder zijn in het beslissingsproces.

Vergader als een scherpschutter
Mascha
12 juni 2021